Terug naar Bestuur en Ambassadeurs van Stichting Ibhongo

Huishoudelijk reglement Stichting Ibhongo

ibhongo

Huishoudelijk reglement     

Vastgesteld in de bestuursvergadering d.d. 13-02-2012 en bijgesteld in de vergadering van 17-01-2018

Begripsbepaling

In dit reglement wordt verstaan onder:

  • de stichting: de Stichting Ibhongo, gevestigd te Goirle, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel te Tilburg onder nummer 54512735.
  • de statuten: de statuten van de stichting, zoals vastgelegd in een akte gepasseerd op 20-01-2012 bij notaris Smeets & Weijmer te Goirle.
  • het bestuur: het bestuur van de stichting als bedoeld in artikel 4 van de Statuten.
  • inzamelingsacties: activiteiten en projecten met als doel het verzamelen van gelden en/of diensten en/of materiële zaken waarmee de doelstellingen van de stichting kunnen worden verwezenlijkt, ook wel ‘inkomsten’ genoemd.
  • projecten: activiteiten in het kader van het realiseren van de doelstellingen van de stichting.

Beleid

Het beleid is vastgelegd in een beleidsplan:

  • Dit beleidsplan wordt jaarlijks geactualiseerd en herzien.
  • Elke nieuwe versie van een beleidsplan is van kracht op het moment dat deze in een bestuursvergadering is goedgekeurd.
  • Het beleidsplan bevat een jaarplan en een jaarbegroting.

 

Taken en bevoegdheden van bestuur en bestuursleden

Het bestuur en de bestuursbesluiten

Het bestuur:

  • Bestuurt en vertegenwoordigt de stichting.
  • Neemt bestuursbesluiten (zie de paragraaf ‘Bestuursbesluiten’ in dit huishoudelijk reglement).
  • Kan voor bepaalde tijd werkgroepen/projectgroepen in het leven roepen. Een dergelijke groep bestaat uit ten minste één bestuurslid en in de groep kunnen ook niet-bestuursleden plaatsnemen. Deze groepen worden ontbonden na financiële afrekening met de penningmeester en decharge op een bestuursvergadering.
  • Voorzitter, secretaris en penningmeester vormen het dagelijks bestuur.
  • In ad hoc situaties kan het dagelijks bestuur beslissen over uitgaven. In alle andere gevallen kunnen uitgaven alleen in overleg met het bestuur gedaan worden.
  • Is niet bevoegd tot het aangaan van leningen. Uitzondering hierop is dat het bestuur bevoegd is tot het accepteren van voorschotten op een meerjarendonatie.
  • Handelt binnen de gestelde kaders vastgelegd in onder andere het beleidsplan, de jaarbegroting en de projectbudgetten. Bestuursleden die niet binnen de gestelde kaders handelen zijn op de eerstvolgende bestuursvergadering aftredend en herkiesbaar, bovenop de staande herverkiezingvolgorde;
  • Ontstaat een vacature dan wel is een bestuurslid herverkiesbaar, dan kunnen nieuwe kandidaten uitsluitend op voordracht door één of meerdere zittende bestuursleden worden voorgedragen.
  • Uitsluitend natuurlijke personen kunnen zitting nemen in het bestuur.
  • Nieuwe bestuursleden worden benoemd bij acclamatie door de voorzitter of na schriftelijke verkiezing, beide op een reguliere bestuursvergadering. Kandidaat bestuursleden moeten in persoon ter vergadering aanwezig zijn, dan wel een schriftelijke bereidheidverklaring aan de voorzitter hebben gestuurd.
  • Alle bestuursleden spannen zich als geheel en als individu maximaal in om de status als ANBI (Algemeen Nut Beogende Instelling) te behouden en verklaren zich bereid af te treden indien hun aanwezigheid in het bestuur de ANBI-status in gevaar brengt of zou kunnen brengen.

 

De voorzitter

  • Heeft algemene leiding van de stichting.
  • Vertegenwoordigt de stichting naar buiten toe samen met een ander bestuurslid; deze kan per situatie wisselen.
  • Overlegt met officiële instanties.
  • Geeft leiding aan het bestuur.
  • Is het eerste aanspreekpunt voor bestuursleden.
  • Stelt in overleg met de secretaris de agenda voor elke vergadering op.
  • Leidt de bestuursvergaderingen.
  • Ziet er op toe dat beslissingen worden genomen in overeenstemming met de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement.
  • Stelt, in goed overleg met de secretaris en de penningmeester, het beleidsplan op en herziet dit jaarlijks en legt dit als concept voor aan het bestuur.
  • Coördineert en stuurt activiteiten.
  • Ziet er op toe dat bestuursleden hun taken naar behoren vervullen en spreekt hen hierop aan indien dit niet het geval lijkt.

 

De vice-voorzitter

  • Vervangt de voorzitter bij diens afwezigheid.
  • Is klokkenluider: houdt intern toezicht op het bestuur en de bestuursleden (inclusief de voorzitter) en controleert het naleven van statuten, het huishoudelijk reglement en afspraken op bestuursvergaderingen.
  • Het vicevoorzitter schap is voor een jaar en wordt bij toerbeurt uitgevoerd door de bestuursleden.

 

De penningmeester

  • Voert de financiële administratie.
  • Waarborgt de continuïteit van de financiële administratie, met name in geval van opvolging.
  • Stelt financiële overzichten op.
  • stelt de jaarrekening op en legt deze voor aan het bestuur. Elke bestuurder ondertekent de jaarrekening.
  • Zorgt voor de financiële administratie, de manier waarop deze administratie gevoerd wordt en het financiële jaarverslag.
  • Beheert de kas, de bankrekeningen en de eventuele spaarrekeningen, beleggingen en investeringen.
  • Begroot inkomsten (inzamelingsacties) en uitgaven (projecten) en voert op deze activiteiten tussentijds en na afronding financiële controle uit.
  • Beoordeelt of gedane uitgaven en declaraties vallen binnen de jaarbegroting, de kaders van projectbudgetten en/of de in bestuursvergaderingen gemaakte afspraken.
  • Neemt het initiatief om voor bepaalde tijd ingestelde werkgroepen/projectgroepen decharge te verlenen.
  • .

 

De secretaris

  • Maakt van elke vergadering een verslag waarin minimaal vermeld:
    • De datum en plaats van de vergadering.
    • De aanwezige en afwezige bestuursleden.
    • De verleende volmachten.
    • De genomen besluiten.
  • Stelt het niet-financiële gedeelte van het jaarverslag op.
  • Ontvangt alle binnenkomende post, rechtstreeks of via andere bestuursleden.
  • Neemt kennis van en behandelt de post, schakelt waar nodig andere bestuursleden in om de post te behandelen en verzorgt de daaruit voortvloeiende correspondentie.
  • Archiveert alle relevante documenten.
  • Beantwoordt de binnenkomende e-mail.
  • Onderhoudt contacten met sponsoren en subsidieverstrekkers
  • Onderhoudt contacten met de projectorganisaties ter plaatse

 

Besluiten

Het bestuur:

  • Neemt met minimaal drie bestuursleden (bij voorkeur het dagelijks bestuur) besluiten die geen uitstel kunnen velen, en stellen de overige bestuursleden bij eerste gelegenheid op de hoogte van dergelijke besluiten.
  • Neemt alle overige besluiten na agendering tijdens een bestuursvergadering.
  • Neemt besluiten over geagendeerde voorstellen met enkelvoudige meerderheid van stemmen, behoudens in de statuten en dit huishoudelijk reglement beschreven uitzonderingssituaties. Is een voorstel geagendeerd en verzoekt geen der aanwezige bestuursleden tot stemming, dan wordt gerekend dat het voorstel is aangenomen.
  • Neemt besluiten met enkelvoudige meerderheid van stemmen over niet-geagendeerde voorstellen indien alle bestuursleden aanwezig zijn dan wel een volmacht hebben verstrekt.
  • Staken de stemmen dan is het voorstel verworpen.
  • Ondertekent de jaarrekening ( alle bestuursleden)

 

Vergaderingen

Geldigheid

Het bestuur kan slechts geldige besluiten nemen, indien tenminste twee/derde van het aantal zittende leden aanwezig is dan wel zich heeft laten vertegenwoordigen bij volmacht.


Frequentie

  • Het bestuur vergadert ten minste 4 maal per jaar. Verder vergadert het bestuur indien de voorzitter hiertoe het initiatief neemt, of indien twee of meer bestuursleden hierom verzoeken.
  • Vergaderingen worden gehouden op het moment waarop deze zijn gepland, of, indien de situatie dat verhindert, binnen 4 weken daarna. Vergaderingen waartoe een verzoek is ingediend, worden binnen vier weken na het indienen van het verzoek gehouden.
  • Een bestuursvergadering duurt maximaal 2 uur.
  • Vergaderingen worden vastgesteld in overleg met alle bestuursleden en waar mogelijk vastgelegd aan het eind van een bestuursvergadering.

 

Agenda

  • Bestuursleden kunnen voor de vergadering agendapunten bij de voorzitter en/of secretaris inbrengen; zij stellen in goed overleg de conceptagenda op. Urgente punten (zoals decharge van de penningmeester en het vaststellen van het jaarverslag) worden hoger op de conceptagenda gezet dan punten die uitstel kunnen velen;
  • De secretaris mailt de conceptagenda uiterlijk 1 week voor aanvang van de vergadering door.
  • Aan het begin van elke vergadering wordt de agenda definitief vastgesteld. Bestuursleden hebben hierbij de mogelijkheid punten aan de agenda toe te voegen, kunnen voorstellen punten te schappen of door te schuiven naar een volgende vergadering en kunnen voorstellen de volgorde van agendapunten te wijzigen.
  • Vergaderingen worden afgewerkt volgens de agenda; maar op eigen initiatief of op verzoek kan de voorzitter besluiten van die volgorde afwijken en/of besluiten een of meer punten door te schuiven naar een volgende vergadering.

 

Verantwoordelijkheid

Het bestuur is verantwoordelijk en beslist.

 

Notulen

Van elke vergadering wordt een verslag (met activiteiten overzicht) gemaakt, dat zo snel mogelijk na de vergadering wordt verspreid onder de bestuursleden.

Opgestelde conceptnotulen worden op de eerstvolgende vergadering besproken en vastgesteld.

 

Inbreng tijdens de vergadering

  • Van bestuursleden wordt een actieve inbreng verwacht.

Ideeën van bestuursleden zijn welkom en worden besproken of doorgeschoven naar een volgende vergadering.

  • Het bestuur kan de voorzitter vragen andere personen dan bestuursleden toe te laten tot de vergadering. De voorzitter neemt in deze een beslissing.

 

Communicatie

Het bestuur onderkent het belang van goede communicatie met:

  • Donateurs;.
  • Gesubsidieerde goede doelen.
  • Goede doelen die voor toekomstige subsidiëring in aanmerking komen.
  • De media.

Donaties en declaraties

  • Alle donaties, schenkingen en subsidies worden standaard gestort op de bankrekening van de stichting.
  • Donateurs die contant een bedrag schenken aan een van de bestuursleden, ontvangen van dat bestuurslid een getekende kwitantie. De donatie worden bij eerste gelegenheid aan de penningmeester gemeld en het geld wordt uiterlijk binnen drie werkdagen op de bankrekening van de stichting gestort.
  • Ontvangen donaties, schenkingen en subsidies kunnen worden gereserveerd en zodoende naar een volgend kalenderjaar worden doorgeschoven. Reserveren is echter geen doel op zich, sterker nog: het dient tot het minimum beperkt te blijven, slechts wat nodig is voor continuïteit. Het beleidsplan bepaalt hiervoor de kaders.
  • Bestuursleden zijn gerechtigd privé gedane of voorgeschoten uitgaven te declareren, alleen wanneer kosten vooraf kenbaar zijn gemaakt aan het bestuur en goedgekeurd door de penningmeester. Vooralsnog zijn telefoontjes, reiskosten i.v.m. de bestuursvergaderingen en printkosten voor vergaderstukken niet declareerbaar.
  • Declaraties worden ingediend bij de penningmeester.
  • Bestuursleden hebben een wettelijk recht op vrijwilligersvergoeding en onkostenvergoeding nl. €4,50 per uur met een maximum van €150 per maand en €1500 per jaar. Daarnaast is er ook een wettelijk recht op onkostenvergoeding. Als bestuur hebben we ervoor gekozen om vrijwilligersvergoeding en onkostenvergoeding niet uit te laten keren. Deze vergoedingen kunnen dus gezien worden als een donatie van de ( ANBI)stichtingen daarmee aftrekbaar van de inkomstenbelasting. In het financieel verslag zullen we jaarlijks deze kosten transparant maken.

 

Royement

  • Een bestuurslid kan geroyeerd worden, als hij/zij door onbehoorlijk bestuur schade voor de stichting heeft veroorzaakt dan wel zou hebben veroorzaakt en de bestuurder daarover een ernstig verwijt kan worden gemaakt.
  • Een bestuurslid kan geroyeerd worden, als hij/zij per kalenderjaar meer dan de helft van het uitgeschreven aantal vergaderingen heeft verzuimd.

 

Slotbepalingen

  • In gevallen waarin de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist de voorzitter.
  • Alle geïnteresseerden voor een bestuursfunctie ontvangen op eerste verzoek uit handen van de secretaris één exemplaar van de Statuten en van dit reglement, als elektronische kopie per e-mail

 

 

Aftreedrooster, afgesproken per 23-01-2012:

De aftredende bestuursleden zijn terstond herkiesbaar ( zie statuten).

Vanaf dat moment treden zij aan als bestuurslid voor 3 jaar.

Mw. M. Oostenenk , bestuurslid:                januari 2013- 2016-2019

Mw. P. Oerlemans, penningmeester:          januari 2014- 2017-2020

Mw. G. Zeijen, secretaris:                           januari 2014- 2017-2020

Mw. G. Westerburgen, bestuurslid:            april 2016-2019

Hr. C. van Zundert, voorzitter:                    januari 2015- jan 2018-2021